Chez OpenUp, l’ouverture et la transparence font partie de nos valeurs fondamentales. C’est pourquoi nous souhaitons également être ouverts et transparents sur la manière dont nous traitons vos données personnelles. Votre vie privée est toujours notre priorité absolue. Vos données sont en sécurité avec nous et nous les utiliserons à bon escient.
Si vous visitez notre site Web, discutez avec nous, nous appelez ou avez une conversation avec l’un·e de nos psychologues, vous partagez vos données personnelles avec nous. De cette façon, nous pouvons être utiles de la meilleure façon possible. Nous considérons qu’il est important que vous sachiez ce qu’il advient de vos données dans ces situations.
Dans cette politique de confidentialité, nous expliquons comment nous utilisons et protégeons vos données personnelles. Si vous avez encore des questions après avoir lu cette politique, veuillez nous en informer à : privacy@openup.nl
Sur cette page, vous trouverez la dernière version de notre politique de confidentialité. Cette politique peut changer de temps à autre en raison de nouvelles modifications ou d’activités au sein d’OpenUp, ou de changements de la législation sur la confidentialité. Vous n’êtes pas sûr·e d’avoir la dernière version de la politique de confidentialité ? Veuillez consulter cette page pour vous assurer que c’est le cas.
Les dernières modifications ont été apportées le 13 juillet 2022.
Qui est responsable du traitement de vos données personnelles ?
OpenUp BV (“OpenUp”), ayant son siège social à Nieuwe Herengracht 47 à Amsterdam et enregistrée auprès de la Chambre de commerce sous le numéro 77340159, est responsable du traitement de vos données personnelles.
Quelle est le champ d’action de cette politique de confidentialité ?
Cette politique de confidentialité s’applique à tous les produits et services proposés par OpenUp et concerne le traitement des données personnelles de toute personne qui est en contact avec nous, de quelque manière que ce soit.
Par exemple : les clients (potentiels), les visiteurs du cabinet, les visiteurs du site Web, les participants aux réunions du cabinet, les candidats à un emploi et toutes les autres personnes qui nous contactent ou dont nous traitons les données personnelles. Les employés d’OpenUp sont exclus.
Qu’est-ce que les données personnelles ?
Les données personnelles font référence à ce qui nous permet de remonter jusqu’à vous. Les données personnelles les plus élémentaires sont votre nom, votre numéro de téléphone, votre adresse ou votre adresse courriel. En outre, toutes les autres données vous concernant et qui ont trait à votre contact chez OpenUp sont considérées comme des données personnelles. Par exemple, votre demande d’aide, des informations sur votre situation personnelle ou les résultats de votre bilan de santé.
Quelles sont les données personnelles que nous traitons ?
Chez OpenUp, nous traitons vos données à différentes fins.
Nous pouvons traiter les données suivantes :
● Votre prénom et votre nom
● Adresse courriel
● Numéro de téléphone
● Adresse
● Informations sur votre situation personnelle/médicale, y compris votre demande d’aide
● Les résultats de votre bilan de santé
● Votre BSN (uniquement si l’utilisation des services d’OpenUp est prise en charge par l’assurance complémentaire de votre mutuelle et non par votre employeur)
● Toute autre donnée personnelle que vous partagez avec nous
Dans quel but et sur quelle base juridique traitons-nous vos données personnelles ?
Nous traitons les données ci-dessus afin d’exécuter l’accord de soins entre vous et OpenUp et de gérer toutes les factures pour notre travail.
L’accord de soins entre en vigueur lorsque vous demandez de l’aide à l’un·e de nos psychologues. L’accord n’a pas besoin d’être écrit. L’accord de soins est donc implicitement établi lorsque vous demandez une assistance médicale ou autre, ou que vous prenez rendez-vous par chat, téléphone ou appel vidéo.
La base du traitement de ces données personnelles est définie à l’article 6, alinéa 1, sous b de l’AVG : le traitement est nécessaire à l’exécution de l’accord entre OpenUp et vous.
Dans la mesure où les données ci-dessus sont de nature médicale, elles ne seront traitées que sur la base de l’accord de soins que nous avons conclu avec vous, conformément à l’article 9, alinéa 2, h) de l’AVG.
Nous utilisons également vos coordonnées ci-dessus pour rester en contact avec vous, vous fournir des informations ou vous inviter à des réunions. La base du traitement de ces données personnelles est l’article 6 (1) (f) de l’AVG : nous avons un intérêt légitime à traiter ces données personnelles. Sans elles, nous ne pouvons vous proposer aucun de nos services.
Comment obtenons-nous vos données personnelles ?
Nous traitons les données personnelles qui nous parviennent par divers moyens :
● Vous personnellement – lors d’une conversation, d’une réunion ou par téléphone – partagez vos données personnelles avec nous, des informations sur votre état de santé ou d’autres données personnelles.
● Vous partagez des données numériques avec nous – lors d’une consultation en ligne ou via courriel, chat ou formulaires Web sur le site Internet – telles que vos coordonnées, des informations sur votre état de santé ou d’autres données personnelles.
● Avec votre permission, nous demandons des informations à d’autres prestataires de soins ou référents, ou les partageons avec eux.
● Nous obtenons des informations lors de votre visite sur le site Web d’OpenUp. Par exemple, votre comportement de navigation, y compris les données sur votre première, dernière visite et celle en cours, les pages que vous consultez, la façon dont vous naviguez sur le site et les parties sur lesquelles vous cliquez.
Comment protégeons-nous vos données personnelles ?
OpenUp prend des mesures pour protéger vos données personnelles, tant sur le plan technique qu’organisationnel. Nous sommes constamment attentifs à cela, afin que vos données soient traitées avec soin. En s’assurant de :
● Prendre les mesures appropriées pour que vos données personnelles soient en sécurité, compte tenu des risques possibles.
● Vérifier que tout le personnel d’OpenUp qui a accès à vos données personnelles respecte les exigences de confidentialité. Tous nos praticiens sont soumis au strict secret professionnel. Eux-mêmes et les autres membres du personnel d’OpenUp sont également tenus judiriquement au secret professionnel.
● Les noms d’utilisateur et les mots de passe sont dans tous nos systèmes. Nous testons régulièrement la fonctionnalité et la robustesse de ces systèmes.
● Dans la mesure du possible, nous anonymisons ou pseudonymisons vos données personnelles, afin de garantir votre confidentialité en cas d’urgence.
Quels sont nos droits et devoirs lors du traitement de vos données personnelles ?
La loi est stricte, nous la respectons donc strictement. OpenUp traite toujours vos données personnelles sur la base d’un des fondements juridiques suivants :
● Nous avons reçu votre autorisation. Vous avez toujours le droit de retirer cette autorisation. Cela n’affecte pas la légalité du traitement de vos données, sur la base du consentement que vous avez donné avant de le retirer.
● Nous avons convenu d’un contrat de soins. Pour exécuter ce contrat, le traitement de vos données personnelles est nécessaire, ainsi que pour la déclaration éventuelle des frais encourus – par exemple, à l’assurance maladie.
● Nous avons une obligation légale, telle que le devoir de conserver un dossier médical ou d’enregistrer votre BSN, si l’utilisation des services d’OpenUp est remboursée par votre mutuelle.
● Nous avons un intérêt légitime, telle que l’utilisation de vos coordonnées afin que vous puissiez être invité3e à une réunion ou à un webinaire.
Avec qui partageons-nous vos données ?
OpenUp peut partager des données personnelles avec les parties suivantes :
● Vous en tant que client·e ou votre représentant légal, dans le cas où nous avons conclu un accord de soins.
● Les employés d’OpenUp directement impliqués dans les soins qui vous sont donnés en tant que client. Mais seulement dans la mesure où les données sont nécessaires à l’exécution de leur travail.
● Les employés d’OpenUp qui sont impliqués dans la gestion et la recherche pour améliorer notre approche des soins. Nos chercheurs n’ont accès qu’aux données personnelles anonymes ou aux pseudonymes.
● Filiales d’OpenUp. Il s’agit de iPractice Holding BV, iPractice Zorg BV, iPractice Software BV et OpenUp GmbH.
● Les organismes d’assurance maladie, si cela est nécessaire. Il s’agit de toutes les obligations découlant des contrats d’assurance actuels ou futurs. Les mutuelles n’auront jamais accès au contenu de vos soins.
En outre, nous pouvons faire appel à d’autres prestataires de services (« sous-traitants ») pour traiter vos données personnelles. Dans ces cas, ils travailleront exclusivement conformément aux instructions et directives d’OpenUp. Nous avons conclu avec ces sous-traitants un accord de traitement qui répond aux exigences du Règlement général sur la protection des données (RGPD). Vous trouverez ci-dessous un aperçu de nos sous-traitants :
● 24sessions (prise de rendez-vous et appel vidéo)
● Microsoft Azure (hébergement des données des dossiers médicaux)
● LiveChat (si vous discutez sans avoir un rendez-vous)
● Google (pour l’analyse des visites du site Web et des contacts par courriel)
● Voys (pour un contact téléphonique direct via le site Web)
Vos données personnelles ne seront partagées avec d’autres parties que si cela est nécessaire et justifié. Nous ne partageons jamais vos données personnelles avec votre employeur. Nous ne partageons jamais non plus vos informations avec des tiers à des fins commerciales sans demander au préalable votre autorisation. Dans ce cas, seules les coordonnées nécessaires seront partagées.
Nous vous recommandons également de lire les politiques de confidentialité des parties ci-dessus.
Où stockons-nous vos données ?
Nous stockons vos données sur des serveurs situés dans l’Union européenne. En principe, nous ne transférons jamais de données personnelles vers des pays en dehors de l’UE. Si cela s’avérait néanmoins nécessaire, par exemple parce qu’un prestataire externe est situé ailleurs, nous prendrons toutes les mesures appropriées pour assurer au mieux la protection de vos données, conformément aux dispositions arrêtées par la Commission européenne en la matière et conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
Pendant combien de temps vos données seront-elles conservées ?
Nous aimons apprendre à vous connaître, mais ne conservons jamais vos données personnelles plus longtemps que nécessaire. Ce faisant, nous prenons en compte les durées de conservation suivantes :
● Données médicales
Nous les conservons quinze ans après la fin de notre accord de soins. Ceci est stipulé dans le Medical Treatment Agreement Act (WGBO).
● Informations médicales partagées lors d’une consultation en ligne, que nous ajoutons à votre dossier médical
Ces informations seront conservées quinze ans après la fin de notre accord de soins. Ceci est stipulé dans le Medical Treatment Agreement Act (WGBO).
● Données personnelles et de chat partagées lors des consultations en ligne
Nous ne conservons ces données que pendant la durée des soins.
● Données financières et administratives
Nous les conservons pendant sept ans après l’enregistrement des données.
● Données des salariés et freelancers, autres que les données administratives (financières)
Ces données seront conservées pendant sept ans après la cessation de l’emploi ou après la fin du contrat de mission. Une copie de votre passeport sera conservée pendant cinq ans et les autres données de votre dossier personnel seront conservées pendant deux ans.
● Données du candidat
Nous conservons ces données pendant quatre semaines après la fin du processus de candidature, sauf si nous vous avons demandé la permission de les conserver plus longtemps. Dans ce cas, ce sera pour la période maximale d’un an.
● Visiteurs du site Web
Nous conservons ces données pendant deux ans après la dernière visite sur le site. Il est possible de s’y opposer. Dans ce cas, nous détruirons ces données.
Qu’en est-il des cookies et autres technologies sur le site Web ?
Avant tout, nous sommes un fournisseur de soins de santé mentale. Nous utilisons notre site Web principalement pour partager des informations et pour pouvoir vous joindre en tant que (futur) client.
Sur notre site Web, nous utilisons des cookies. Nous utilisons des informations collectées automatiquement mais aussi sur le site Web pour : (i) personnaliser nos services, en conservant par exemple les informations que vous n’aurez pas à indiquer de nouveau lors de votre visite; (ii) proposer du contenu et des actualités personnalisé(es); (iii) surveiller et analyser la qualité de nos services; (iv) récupérer des informations sur l’utilisation de notre site, comme le nombre total de visiteurs et les pages visités. Votre autorisation est nécessaire pour stocker certains types de cookies lorsque vous visitez notre site web pour la première fois. Vous pouvez la modifier ou la supprimer à tout moment dans les options de Préférences Cookies en pied de page du site web.
Vous trouverez plus d’informations sur les cookies en vous rendant sur le site http://www.allaboutcookies.org.
Comment pouvez-vous voir, modifier ou supprimer vos données personnelles ?
Si vous avez des questions ou souhaitez savoir quelles données personnelles nous détenons à votre sujet, vous pouvez toujours nous contacter à privacy@openup.nl.
Vous pouvez entre autres :
• Obtenir une explication sur les données personnelles dont nous disposons et sur ce que nous en faisons
• Avoir accès aux données personnelles exactes que nous détenons
• Exercer votre droit de recevoir des données de notre part afin que vous puissiez les transférer (portabilité des données)
• Faire corriger les erreurs
• Faire supprimer les données personnelles obsolètes
• Retirer le consentement que vous avez donné et/ou
• Vous opposer à une certaine utilisation des données personnelles.
Plus précisément, votre psychologue peut toujours vous montrer les données contenues dans votre dossier, si vous en faites la demande. Votre thérapeute peut également partager une copie de votre dossier avec vous. Si vous souhaitez voir votre dossier ou recevoir une copie de notre part, veuillez nous envoyer votre demande par courriel à privacy@openup.nl. Si vous pensez que les données personnelles de votre dossier sont incorrectes dans les faits, vous pouvez demander à votre thérapeute de les corriger.
Si vous souhaitez que vos données personnelles soient supprimées avant l’expiration de la période de conservation que nous avons indiquée, vous pouvez également nous envoyer une demande à cet effet par courriel (privacy@openup.nl). Dans la plupart des cas, nous donnerons suite à votre demande et supprimerons vos données personnelles dès que possible. Il existe des situations exceptionnelles dans lesquelles nous ne pouvons accéder à votre demande de suppression de votre dossier. Un exemple est lorsque les soi-disant bons soins empêchent cela. Pensez à des informations si cruciales pour le traitement que nous ne pouvons plus vous fournir des soins corrects après leur destruction.
Droit de plainte
Si vous avez une plainte concernant la manière dont nous traitons vos données personnelles, veuillez nous envoyer un courriel à privacy@openup.nl, ou en discuter directement avec votre thérapeute. Nous serons heureux de vous aider et nous essaierons bien sûr de résoudre toute réclamation pour vous satisfaire. Il est également possible de déposer une plainte auprès de l’Autorité néerlandaise de protection des données.
Avez-vous encore des questions ?
Vous pouvez nous poser votre question par courrier à privacy@openup.nl, ou directement à votre thérapeute. Nous sommes heureux de vous aider, quelle que soit votre question !