Er zijn allerlei tactieken om productiever te zijn, meer focus te hebben en beter met je tijd om te gaan. Iedereen heeft zo zijn uitdagingen op dat gebied en iedereen heeft zo ook zijn eigen manieren om die te tackelen of aan te vliegen. Hoe gaan andere professionals hiermee om en wat kun je van ze leren?
We vroegen Annemarie Roos, HR-adviseur bij Shoeby, naar haar aanpak, tips en adviezen op dit gebied. Spoiler: voor een rasechte chaoot, is zij stiekem heel gestructureerd.
Hi Annemarie, welke rol speelt time management in jouw werk?
“Time management is een heel belangrijk thema voor mij. Ik ben geen geboren planner of organisator en heb gedurende de dag best wat moeite om m’n focus vast te houden. Juist daarom ben ik mezelf door middel van trainingen en seminars meer gaan verdiepen in breinvriendelijk werken. Nu is het zelfs zo dat m’n manager collega’s naar mij stuurt om hen te helpen met hun mailbox of planning.”
Wat is de strategie die jij toepast?
“Ik begin iedere dag met het bepalen van de belangrijkste drie taken die écht moeten gebeuren. Alles wat ik los daarvan af krijg, voelt dan extra goed. Mijn dagen lopen eigenlijk altijd anders dan van tevoren gedacht. Wanneer ik mijn to-do-lijst te lang maak, krijg ik ‘m niet af. Dat geeft me extra druk en dat voelt als falen. Daarom kijk ik in de ochtend extra goed naar de prio’s voor die dag en kies ik er drie.
Die drie afspraken en taken plan ik vervolgens in. Idealiter in blokken van een uur, omdat ik ooit heb geleerd dat je je focus een uur kunt vasthouden en vervolgens een kwartier pauze moet nemen. Dat klinkt misschien lastig, maar pauze nemen is juist belangrijk om je werk goed en gefocust te blijven doen. Ik loop meestal even een rondje of kijk wat naar buiten en doe helemaal niks, zodat ik tussen mijn focus-moment door ontfocus.
“Pak altijd even een moment om niks te doen.”
Daarnaast stem ik mijn werkomgeving af op de taak die ik moet doen. Telefoontjes plegen kan ik makkelijk op kantoor doen, maar zodra ik m’n focus nodig heb kan ik beter even apart gaan zitten of thuiswerken.
O, en nog een tip: ik blok ook tijd in om kleine, losse taken gezamenlijk af te werken, zodat ze niet opstapelen en ik er snel doorheen kan.”
Hoe prioritiseer jij taken en manage je jouw agenda?
“Ik heb geleerd om mijn dag te beginnen en eindigen met mijn mailbox. Op die momenten neem ik de tijd om alle mails te bekijken en hier een losse actie aan vast te hangen.
Alle taken die ik in twee minuten kan doen, doe ik direct. Alles wat tijdsgebonden is, plan ik in en sleep ik uit de inbox. In m’n agenda geef ik die acties weer bepaalde kleuren mee: paars is bijvoorbeeld bellen en blauw betekent uitwerken. Op deze manier breng ik structuur aan in m’n agenda en is mijn mailbox zo goed als leeg.
Daarnaast plan ik ook altijd twee uur per dag in voor ad-hoc taken. Die twee uur geven me ook de mogelijkheid om flexibel te zijn als een taak langer duurt dan verwacht.”
“Ik ben van nature chaotisch en allesbehalve gestructureerd. Ik werk al jaren op deze manier, omdat ik zo meer grip heb op mijn agenda en overzicht kan behouden. Het zorgt bij mij voor rust en ik krijg zo simpelweg meer werk verzet.”
Hoe ga jij om met afleiding en zorg je ervoor dat je in een flow komt?
“Ik ben een denker en een dromer. M’n grootste afleider ben ik daardoor vaak zelf. Voor mij is het de kunst om alle overige afleidingen te elimineren, zoals m’n telefoon. Die leg ik bewust uit zicht. Om niet gestoord te worden door collega’s, ga ik apart zitten of werk ik thuis.”
Waar moet je op letten bij het goed organiseren van je tijd?
“Dat je je dag niet te vol plant. Er gebeuren altijd dingen waar je vooraf geen rekening mee kan houden. De kans is groot dat ik allerlei taken moet doorschuiven als ik m’n agenda te vol plan. Dat kan één of twee dagen, maar als je dat blijft doen wordt het lastig om overzicht te behouden en levert het onnodig stress op.”
Hoe ga je ermee om als je toch stress hebt?
“Ik heb dan het gevoel dat ik teveel moet doen in te weinig tijd. Dat zijn veelal de momenten dat ik het overzicht kwijt raak. Zelf zit je er dan vaak zo ver in waardoor je door de bomen het bos niet meer ziet. Alles heeft prioriteit.
Ik vraag dan vaak of m’n manager even met me mee kijkt. Een buitenstaander kan je helpen om te relativeren en het kaf van het koren te scheiden, waardoor ik negen van de tien keer inzie dat het allemaal wel meevalt.”
“Het bedrijfsleven vraagt steeds meer van mensen, dus je moet goed op jezelf passen.”
Hoe zorg jij voor een goede werk/privé-balans?
“Ik zorg voor een fijne balans door voldoende tijd voor mezelf in te plannen en extra aandacht te geven aan het opladen van mijn persoonlijke batterij. In het verleden had ik er een handje van om mezelf naast werk veel dingen op te leggen, zoals dagelijks sporten, familie bezoeken en veel vriendschappen onderhouden. Puntje bij paaltje wilde ik vooral niks missen, omdat ik bang was dat ik niet leuk gevonden werd. Hier kreeg ik onnodig stress van. Als er één ding is wat ik geleerd heb, is dat je ‘nee’ mag zeggen.
Ik plan nu twee van de drie avonden helemaal niks in en dan zie ik op dat moment wel waar ik zin in heb. Dat kan dan ook zijn om gezellig bij een vriendin te eten, maar vaak eindig ik toch met mezelf en een serie of boek op de bank.”
“Voor mij werkt het beter om niks in te plannen en uiteindelijk wel wat te doen, dan veel moeten doen en er eigenlijk geen energie voor hebben.”
Wat doen jullie binnen Shoeby aan dit thema?
“Als mensen aangeven dat het even teveel wordt of ze in de knoop zitten, schakelen we direct. Preventief informeren we medewerkers over dit soort thema’s middels o.a. nieuwsbrieven. Afgelopen jaar hebben we ook een masterclass werkgeluk gegeven, waar werk-privébalans en jouw persoonlijke energieschema ook aan bod kwamen. Maar preventief kunnen we hier naar mijn mening nog wel wat meer uithalen.
We faciliteren en informeren vooral zodat medewerkers zelf aan de slag gaan. Zo werken de meeste teams met een dag- of weekstart waarin de workload en focus wordt besproken en faciliteren we online trainingen over productiviteit, doelgericht werken en rust vinden in Goodhabitz.
Ook stimuleren we het om elkaar op te zoeken als je ergens hulp bij nodig hebt. Hulp vragen is juist goed en zorgt ervoor dat we het volgende keer weer een beetje beter doen. Goede resultaten behaal je immers samen met je collega’s en niet alleen. Zie je dat een collega in de knoei komt, bied dan hulp aan.
Dat is ook de cultuur binnen Shoeby; een warme, betrokken organisatie waarin we veel samen doen en ernaar streven om elke dag een beetje beter te zijn. Dat is echt het Shoeby-gevoel en voel je overal in het bedrijf.”
“Time management blijft altijd een uitdaging voor mij. Het enige wat ik kan doen, is hier continu aandacht aan blijven besteden. En als ik er niet uitkomt, vraag ik gewoon om hulp.”
Heb jij hulp nodig bij het vinden van structuur in jouw agenda of werkdag? Onze psychologen kunnen je helpen. Plan vrijblijvend en gratis een kennismaking in.
