Gaan we weer helemaal terug naar kantoor, zodra het kan? Een tussenvorm lijkt waarschijnlijker. Hoe ziet de werkvloer er over een jaar uit en wat betekent dit voor medewerkers en de manier waarop we communiceren?
Nu we al jaar vanuit huis werken en alle processen een nieuwe (digitale) vorm hebben gevonden, rijst de vraag: gaan we ooit nog terug naar hoe het was voor de pandemie? De kans is groot van niet.
In plaats van 100% werken op kantoor, lijkt een hybride vorm logischer. Een tussenvorm waarbij we deels op kantoor en deels vanuit huis werken, heeft (wederom) impact op de onderlinge samenwerking en communicatie. Hoe pakken we het aan, wat doen we op kantoor en wat thuis, hoe communiceren we hierover? Nu is de kans een nieuwe standaard te zetten.
Thuiswerken beïnvloedt alle communicatie
We kunnen dankbaar zijn voor alle digitale middelen die we tot onze beschikking hebben, zonder videocalls en online workspaces waren we nooit zover gekomen. Maar hoeveel voordelen het ook heeft, de impact op de manier waarop we met elkaar werken en communiceren is groot.
Via de digitale weg verlopen processen toch vaak formeler en functioneler. De focus ligt eerder op het doel en resultaat, in plaats van op het proces en de manier waarop. Door het missen van non-verbale cues en het gebrek aan ‘even bij elkaar langslopen’ is de kans op miscommunicatie groter. Ook is er minder gevoel van verbinding, nu we elkaar niet meer zien en de small-talk over het bureau heen ontbreekt.
Het grootste deel van alle medewerkers wil terug naar hoe het was
Uit recent onderzoek van OpenUp (februari 2021) blijkt dat 81% van alle werknemers hoopt op een terugkeer van het oude normaal, al verwacht slechts 56% dat dit gaat gebeuren. We willen graag weer naar kantoor zodra het mag, maar we zijn inmiddels ook zo gewend aan het thuiswerken, dat het niet snel zal verdwijnen. Bovendien wordt thuiswerken door 29% van de medewerkers ook als iets positiefs ervaren en hoopt zelfs 16% niet meer terug te gaan naar het normaal.
We zijn op weg naar een situatie die niet meer tijdelijk of een noodplan is, maar een nieuwe vorm van werken. Balans is hierbij het sleutelwoord, want we weten inmiddels dat te veel thuiswerken op lange termijn kan leiden tot een verminderde samenwerking, minder betrokkenheid, isolatie en gevoelens van stress.
Het ‘nieuwe normaal’ vraagt om blijvende aandacht voor mentaal welzijn
Ons mentale welzijn is het afgelopen jaar flink op de proef gesteld, tegelijkertijd heeft de coronacrisis meer bewustzijn gecreëerd rondom dit thema. Dat is een mooie ontwikkeling, maar ook in het ‘nieuwe normaal’ heeft mentale gezondheid op de werkvloer erkenning en prioriteit nodig. Niet alleen bij communicatie vanuit HR richting medewerkers, maar ook in managementposities en leiderschapsontwikkeling.
Waar moeten we rekening mee houden in de communicatie rondom mentale gezondheid op de werkvloer, in de nieuwe fase die volgt?
Aandachtspunten bij communicatie over mentale gezondheid
Ten eerste is het goed te beseffen dat er geen one-size-fits-all-aanpak bestaat. Iedereen gaat anders om met veranderende situaties en niet elke aanpak werkt voor iedereen hetzelfde. Het is belangrijk als HR-professional om aandachtig te blijven luisteren en doorvragen. Wees open en nieuwsgierig naar wat er speelt en probeer jezelf hierin ook kwetsbaar op te stellen. We zijn tenslotte allemaal mens, met alles wat erbij komt kijken.
Van groot belang is ook het gevoel van vertrouwen en veiligheid dat medewerkers op werk ervaren. Je kunt als HR nog zo’n mooie ideeën en initiatieven ontwikkelen, maar als het niet in de cultuur zit om open en vrij te kunnen communiceren, is het lastig om mentale gezondheid intern echt op de kaart te zetten.
Zorg ook voor consistentie in zowel de verbale als non-verbale communicatie. Wanneer je intern communiceert dat er aandacht is voor kwetsbaarheid en dat je open staat voor het gesprek, laat dit dan ook zien. Maak ruimte in de agenda en wees belangstellend, zonder te oordelen.
Tot slot is aandacht voor community- en teambuilding essentieel, zeker na een periode waarin onderlinge verbinding schaars is (geweest). We hebben allemaal ‘the need to belong’, de behoefte om ons onderdeel te voelen van een groep. De focus zal in de nieuwe fase dan ook extra moeten liggen op het (her)bouwen van onderlinge relaties. We hebben elkaar gemist!
Vier nieuwe manieren van communicatie op de werkvloer, ‘a year from now’
Wat kunnen we verwachten in het ‘nieuwe normaal’ en op welke manier zal dit invloed hebben op de manier van communicatie binnen de organisatie?
1. Extra focus op community building
Wanneer we (deels) op afstand werken, is een sterke community nog belangrijker. Het gaat hierbij om een gedeeld gedachtegoed van waaruit iedereen opereert: dezelfde waarden, normen, visie en missie.
In een hybride vorm van werken is het extra belangrijk dat de boodschappen die hierover worden gedeeld duidelijk, relevant en herkenbaar zijn voor alle medewerkers. Juist wanneer we elkaar niet altijd zien, is het belangrijk dat de basis goed op orde is.
2. Kantoor wordt een ontmoetingsplek
Veel (praktische) communicatie zal digitaal blijven, maar waar het beter is elkaar face-to-face te zien, kiezen we uiteraard liever voor kantoor. Zorg voor vaste ontmoetingsdagen met (een deel van) het team en kijk naar een andere gesprekscyclus met medewerkers. Check bijvoorbeeld wat vaker kort online in, en af en toe langer offline.
Kijk ook kritisch naar wat beter op locatie moet plaatsvinden en wat prima online kan. Voor veel dingen werkt een videocall of chat prima, maar beoordelingsgesprekken, onderhandelingen en coaching doe je liever op locatie. Net als meer informele zaken als inspiratiesessies en borrels.
3. Cultuur wordt nog belangrijker
Nu de organisatie ook buiten de muren van kantoor bestaat, wordt cultuur ook een abstracter begrip. Wat zijn de kernwaarden van de organisatie en hoe pakken we samen de dingen aan? De organisatiecultuur komt nóg meer voorop te staan.
HR heeft een belangrijke rol bij het creëren, bewaken en levendig houden van de cultuur. In de communicatie gaat het hier niet alleen over informeren, maar ook om het verbinden en het zorgen voor onderlinge saamhorigheid.
4. Samenwerking opnieuw inrichten
Een ‘nieuw normaal’ biedt ook mooie kansen: namelijk om een nieuwe standaard neer te zetten. Kijk naar hoe je idealiter samen wilt werken en wilt communiceren, en luister hierbij ook naar de behoefte van medewerkers zelf.
Deze nieuwe fase biedt de kans op duidelijke keuzes te maken om te bepalen wat werkt en effectief is. Het ‘nieuwe normaal’ is niet iets wat wordt opgelegd: je creëert het met elkaar.
OpenUp voor bedrijven
Voor iedereen geldt dat de pandemie voor grote veranderingen heeft gezorgd. Dat vraagt wat van onze veerkracht. Hulp van een professional, die bij mentale hulpvragen de juiste tips en handvatten kan geven, is waardevoller dan ooit.
Wil je weten wat OpenUp voor jouw bedrijf kan betekenen? Lees er alles over via onderstaande knop
Opmerkingen of vragen naar aanleiding van het in dit artikel genoemde onderzoek? Of een andere vraag? Je kunt altijd mailen naar team@openup.care.
