Een zachte landing: zo ondersteun je internationale medewerkers zowel praktisch als emotioneel

6 okt ‘22
4 min
Redactie OpenUp
Gecontroleerd door psycholoog Jan Helder
Van baan wisselen is ingrijpend. Verhuizen ook. Stel je nou eens voor dat je tegelijkertijd van baan wisselt én verhuist. En dan ook nog eens naar het buitenland. Als HR-manager krijg je regelmatig te maken met mensen die het doen: kennismigranten. Hoe kun je hen nou op de juiste manier helpen? 

 

 

Volgens het CBS emigreerden vorig jaar een kwart miljoen mensen naar Nederland. Misschien zijn er ook wel kennis- of arbeidsmigranten bij jouw organisatie komen werken. Als je organisatie werknemers uit het buitenland aantrekt, moet je als HR-manager veel praktische zaken regelen. Maar ook bij de ‘zachte’ kant van emigreren kun jij helpen.

 

uButler weet er alles van. Zij regelen voor bedrijven wereldwijd zowel de praktische als emotionele kant van relocatie van werknemers. Zij delen hun kennis in dit artikel, zodat jij ervoor kunt zorgen dat buitenlandse medewerkers een zachte landing hebben binnen jouw organisatie. 

 

Over uButler

 

Via een 24/7 chat geeft uButler je internationale medewerkers ongelimiteerde persoonlijke ondersteuning. Zo ontlasten ze HR/Mobility en helpen ze hen in het aantrekken en behouden van talent. Zonder chatbots!

 

Werknemers spreken altijd met een echt mens: mobility agents die onder de naam ‘Sophie’ werken. Vervolgens wordt jouw medewerker negen weken lang ondersteund. Per medewerker wordt er een passend programma gemaakt. uButler voorziet onder anderen medewerkers van bedrijven als ASML, KraftHeinz en VanMoof van een zorgeloze relocation.     

 

 

De praktische kant van relocatie

 

Wie in een nieuw land gaat wonen en werken, moet allerlei officiële zaken regelen. Hieronder geven we een lijst met taken die uitgevoerd moeten worden. Een deel van deze zaken is de verantwoordelijkheid van HR, een deel van de werknemer zelf (of je maakt alles de verantwoordelijkheid van uButler, dat kan ook). 

 

Hoe je de taken verdeelt, hangt van je organisatie af. Is er bijvoorbeeld een collectieve zorgverzekering of niet? Helpt je organisatie bij het vinden van huisvesting of niet? 

 

Wettelijk gezien moeten de volgende zaken georganiseerd worden wanneer iemand uit het buitenland naar Nederland verhuist om te werken:

 

  • Inschrijven bij de gemeente en burgerservicenummer (BSN) aanvragen
  • Verblijfsvergunning organiseren
  • 30%-regeling organiseren
  • Zorgverzekering aanvragen

 

Niet wettelijk verplicht, maar noodzakelijk om in de Nederlandse maatschappij te kunnen meedraaien, zijn de volgende punten:

  • DigiD aanvragen 
  • Bankrekening openen 
  • Huisvesting zoeken
  • Nederlandse simkaart en telefoonnummer regelen
  • Een OV-chipkaart aanvragen
  • Aanmelden voor onderwijs bij eventuele kinderen
  • Aanmelden bij een huisarts, tandarts en apotheek
  • Eventuele toeslagen aanvragen, zoals zorgtoeslag en kinderbijslag. 

 

 

De emotionele kant van relocatie

 

Natuurlijk is de praktische kant van relocatie belangrijk, maar een zachte landing zit ‘m misschien wel meer in de emotionele kant. Dit is waar jij als organisatie écht het verschil kunt maken voor je nieuwste niet-Nederlandse medewerker. 

 

Als je je medewerkers volledig ondersteunt – en niet alleen bij de verplichte zaken, maar ook bij bijvoorbeeld een baan voor de partner en het opbouwen van een sociaal leven –  helpt dit bij het aantrekken van buitenlands talent. En bij het behoud daarvan: want je zorgt voor tevreden en tegelijkertijd dankbare werknemers. 

 

Ook aan de emotionele kant biedt uButler ondersteuning. Om zo zowel werknemers als werkgevers te ontzorgen. Heeft je medewerker mentale ondersteuning nodig, dan ben je bij OpenUp aan het juist adres (daarover later meer). 

 

Voorbeelden van de emotionele kant van immigratie zijn: 

 

1. Sociale contacten

 

 

Sociaal contact is een menselijke behoefte. Sommige nieuwe medewerkers komen in een gespreid bedje van familieleden en vrienden terecht hier in Nederland, maar het kan ook zijn dat je nieuwe werknemer nog helemaal niemand kent. 

 

Je kunt hen op verschillende manieren op weg helpen:

  • Plan koffie-afspraken in met nieuwe collega’s 
  • Organiseer een welkomstborrel met het team of de afdeling
  • Vraag welke sport of hobby je nieuwe werknemer beoefent en maak een lijst met clubs en verenigingen waar hij, zij of die terecht kan. Om een duwtje in de rug te geven, kun je als organisatie overwegen het eerste jaar lidmaatschap cadeau te doen.
  • Wijs hen op social media groepen (Facebook of Whatsapp) voor migranten in de regio
  • Misschien ken je zelf wel iemand met gelijke interesses als je nieuwe collega: stel hen aan elkaar voor! 

 

 

Denk bij bovenstaande punten ook aan de familie. Als de nieuwe medewerker bijvoorbeeld samen met een partner emigreert, geef dan bijvoorbeeld ook hen een jaar lidmaatschap cadeau of nodig ze uit voor de welkomstborrel. 

 

 

 

2. De nieuwe stad leren kennen

 

Je nieuwe werknemer wil natuurlijk zo snel mogelijk de woonplaats leren kennen. Hoe leuk is het als er een stadsgids voor hen klaar ligt als welkomstcadeau. Je kunt er één in de winkel kopen, maar het is extra leuk om je medewerkers er een samen te laten stellen met hun favoriete plekken en evenementen in de stad. 

 

Neem hier alle tips die je kunt bedenken in op, zoals festivals, activiteiten, bars en restaurants, sportscholen, weekend getaways en bijzondere winkeltjes. En als het even kan met een klein zinnetje waarom dit zo’n leuke plek is.  

 

Je kunt in deze gids ook praktische zaken opnemen. Zoals welke afvalstromen moet ik scheiden en hoe zet ik ze buiten? Hoe werkt het OV in deze stad? Waar koop ik een fiets?

 

 

3. Hulp bij integratie

 

Wat voor jou heel normaal is, kan voor een niet-Nederlander een cultuurshock teweegbrengen. Onze directheid, de manier waarop we elkaar groeten, de fietsen die je om de oren vliegen, de hoeveelheid blauwe enveloppen op je deurmat, de tijden waarop we eten, de non-hiërarchie in veel organisaties, Tikkies, onze punctualiteit. Noem maar op!

 

Om je nieuwe werknemer zich snel thuis te laten voelen, is het belangrijk vooraf informatie te geven over ‘hoe de dingen hier gaan’. Je kunt dit zelf doen, maar leuker is het om een nieuw teamlid van de werknemer te vragen dit te doen. 

 

Dit kan tijdens een kop koffie of bedenk samen een leuke, meer interactieve manier om de Nederlandse inwijding te organiseren. Zoals met een quiz. 

 

 

De emotionele kant van relocatie op de lange termijn

 

We zien bij OpenUp dat kennismigranten (vooral op de langere termijn) met andere emotionele uitdagingen kampen dan Nederlandse werknemers. Een goed gesprek met een psycholoog helpt migranten bij deze uitdagingen. OpenUp biedt één-op-ééngesprekken met erkende psychologen. Via video en chat. Onze psychologen spreken 16 verschillende talen, dus er is altijd wel een match! 

 

Privacy staat bij ons voorop. Werknemers kunnen zonder dat een werkgever dit te weten komt contact met ons maken en wij delen nooit en te nimmer wie er met ons in contact staat en wat er is besproken. Wel delen wij algemene trends met de werkgever, zodat jij weet welke thema’s binnen jouw organisatie spelen. 

 

Onze psychologen zien onderstaande uitdagingen veel voorbijkomen:

 

Culturele verschillen 

 

Migranten zijn vaak een andere werkcultuur of -stijl gewend en zullen zich op sommige punten moeten aanpassen. Op andere punten kunnen ze misschien juist positieve verandering teweegbrengen.

 

Om cultuurverschillen op een goede manier te managen, is het belangrijk om open te zijn over de werkcultuur en vooraf verwachtingen te managen. Daarnaast is het raadzaam om – vooral in de eerste maanden – tijdens teammeetings de migrant tijd te geven om de zaken te benoemen die zijn opgevallen, die in het thuisland anders gingen, en wat de migrant zelf of het team hiervan kan leren. Zo groeit iedereen! 

 

Lees hier meer over culturele verschillen.

 

Heimwee

 

Logischerwijs gaan veel migranten hun thuisland, vrienden of familie op den duur missen. Het kan helpen om de migrant tegemoet te komen door langere aaneensluitende periodes vakantie te nemen, zodat er genoeg tijd is om met familie en vrienden door te brengen. 

 

Sta je werknemers daarnaast toe periodes vanuit het buitenland te werken, om zo tijd met naasten door te kunnen brengen.

 

Papierwerk

 

Als het papierwerk nog niet rond is – bijvoorbeeld een lange termijn verblijfsvergunning of toeslagaanvraag – kan dat stress opleveren. Door samen te werken met uButler, kun je deze stress bij je werknemer wegnemen. 

 

Bij de emotionele kant helpt OpenUp. Vooral medewerkers die voor lange tijd niet weten of ze een verblijfsvergunning krijgen, kunnen hier onzeker of gespannen door raken. Hierover praten helpt. 

 

Migrant depression

 

Uit onderzoek blijkt dat migranten grotere kans hebben op depressie, gevoelens van angst, nervositeit en isolatie. OpenUp helpt jouw buitenlandse medewerkers om deze gevoelens te voorkomen of om ermee om te gaan. 

 

Wordt de situatie erger dan ga je op dezelfde manier te werk als je bij Nederlandse werknemers doet: de werknemer gaat op ziekteverlof en de bedrijfsarts wordt ingeschakeld. 

 

Migranten kennen het Nederlandse zorgsysteem waarschijnlijk minder goed. Het is fijn om ze op weg te helpen naar de juiste hulp, wat vaak begint bij een bezoek aan de huisarts. OpenUp helpt je werknemers wegwijs te worden in het Nederlandse zorgsysteem. Wij blijven ze mentaal ondersteunen totdat zij bij de reguliere zorg aan de beurt zijn. 

 

Hoe ingrijpend emigreren ook is, het is ook één groot avontuur! Met deze tips zorg je ervoor dat de relocatie zo soepel mogelijk verloopt en de nieuwe medewerker de tijd heeft om op de leuke kanten van dit avontuur te focussen.