Zo leid je digitalisering op de werkvloer in goede banen

14 okt ‘22
4 min
Redactie OpenUp
Gecontroleerd door psycholoog Pia Linden

Vergadering? There’s an app for that. Taken van je team beheren? There’s an app for that. Communiceren met je collega’s? There’s an app for that. Weten of het buiten regent? There’s an app for that. We leven in het digitale tijdperk. Technologie dringt in alle aspecten van ons leven door. Zo ook in ons werkende bestaan. Enerzijds zorgt dat voor een slag in efficiëntie, anderzijds brengt het uitdagingen met zich mee. 

 

Voor jou als HR-professional of manager zeker. Want digitalisering op de werkvloer heeft grote invloed op hoe jij je taken uitvoert. We bespreken de vier grote uitdagingen die je hierbij tegenkomt én hoe je hiermee om kunt gaan. 

 

Uitdaging 1: Hybride werken maakt het moeilijker vinger aan de pols te houden

 

Als iemand zich mentaal niet helemaal oké voelt, zie je dat vaak aan fysieke uitingen. Denk aan een fletse huid, wallen onder de ogen, het onvermogen te lachen, dagdromen, rode ogen. Deze symptomen zijn makkelijker te verhullen als je niet fysiek op kantoor bent. En tegelijkertijd is het voor anderen moeilijker om ze te herkennen. 


Als HR-professional hou je je veel bezig met de gezondheid van je medewerkers. Digitalisering bemoeilijkt dat. Gelukkig is er een aantal manieren waarop je toch vinger aan de pols kunt houden:

 

  • Introduceer maandelijkse check-ins met medewerkers en managers die expliciet bedoeld zijn om over stress, werkdruk, werk-privébalans, werkrelaties en mentaal welzijn te praten. Je kunt deze gesprekken zelf voeren of managers en leidinggevenden dit met hun teams laten doen. 
  • Schat in of jij hier de aangewezen persoon voor bent, je collega’s van HR, of managers of teamleiders. De beste keus kan per organisatie verschillen. 
  • Geef trainingen aan teamleiders en management om zulke gesprekken te voeren, maar ook om hen te leren hoe ze herkennen dat iemand op de werkvloer worstelt met de mentale gezondheid. Óók via een scherm. 
  • Voer anonieme(!) surveys uit onder het personeel om te meten hoe het met de algehele mentale gezondheid van de organisatie gaat.
  • Schakel externe hulp in van OpenUp. Wij zijn altijd en voor iedereen binnen de organisatie beschikbaar voor mentale ondersteuning. Vaak is het makkelijker met een externe professional over je mentaal welzijn te praten dan met iemand van HR of een leidinggevende. 

 

Iedereen heeft van tijd tot tijd te maken met mentale uitdagingen. OpenUp maakt het verschil tussen een mentale dip en een burn-out. Gesprekken met psychologen helpen medewerkers bij het oplossen van vragen en uitdagingen voordat deze tot uitval leiden.

 

Uitdaging 2: Schermvermoeidheid neemt toe

 

We brengen nu nóg meer tijd door achter ons scherm dan voorheen. We houden online notities bij, scrumboards of takenlijsten zijn verhuisd naar een scherm en communiceren doen we via Slack, e-mail en videogesprekken. 

 

Dat kan efficiënt zijn, maar het brengt ook de nodige uitdagingen met zich mee: schermvermoeidheid is een toenemend gezondheidsprobleem. 

 

In ons artikel the future of work-life balance gaven we eerder vijf tips om hier mee om te gaan. Drie eenvoudige interventies die dit verhelpen:

 

  1.     Spoor werknemers aan hun werkdag te beginnen met een notitieboek voor hun neus in plaats van hun beeldscherm. Leuk: geef gepersonaliseerde notitieboeken of agenda’s cadeau om dit te stimuleren.
  2.     Motiveer werknemers om voldoende pauze te nemen. Lees ons artikel daarover hier.
  3.     Ontmoedig werknemers hun telefoon mee te nemen naar fysieke vergaderingen. 
  4.   Ontmoedig het meenemen van laptops naar vergaderingen.
  5.   Kies je digitale tools verstandig. Zijn ze écht nodig? 

 

Daarnaast helpt het om alle digitale tools die je gebruikt van één serviceverlener (o.a. Microsoft, Google of Notion) af te nemen. Zo stroomlijn je je tools en verminder je de tijd (en irritatie) van het zoeken naar en inloggen op allerlei verschillende platforms.

 

Uitdaging 3: Betrokkenheid en motivatie worden lastiger

 

Betrokkenheid en motivatie waren al een uitdaging vóór de pandemie en we meer digitaal gingen werken. En nu al helemaal. Hoe je werknemers betrokken en gemotiveerd houdt, is in een digitale wereld hetzelfde als in een analoge wereld. 

 

Dit kun je doen:

  • Beloon succes, zowel individueel als op teamniveau. Meet deze uit in fysieke of digitale uitingen, zoals posters op kantoor en screensavers op laptops. Of vier ze met een borrel, lunch of cadeautje; 
  • Sta stil bij belangrijke momenten in het leven van medewerkers;
  • Geef voldoende ruimte voor recreatieve activiteiten en informeel contact;
  • Ontwikkel een bedrijfsmissie waar werknemers zich in kunnen vinden;
  • Moedig werknemers aan voldoende pauzes te nemen;
  • Geef werknemers flexibiliteit in de plek vanaf waar ze werken;
  • Wees genereus in je (secundaire) arbeidsvoorwaarden.

 

Ook interessant: De 4 basisprincipes voor gemotiveerde werknemers

 

Uitdaging 4: Talent is mobieler, waardoor lokale krachten moeilijker te vinden zijn

 

Veel bedrijven zitten momenteel in een ‘wissel van de wacht’: de generatie die we babyboomers noemen, stroomt langzaam uit en jonge mensen stromen de organisatie binnen. Deze groep mensen is minder plaatsgebonden dan de groep die ze vervangen. 

 

Omdat onze economie steeds mondialer wordt en talent steeds mobieler, is het lastiger om lokaal talent te vinden. Nu is ‘lokaal’ niet altijd de heilige graal, maar een zekere fysieke aanwezigheid van tijd tot tijd is belangrijk voor de betrokkenheid, samenwerking, teambuilding, creativiteit en innovatie. 

 

Hier is helaas niet direct één oplossing voor aan te wijzen. De beste oplossing? Accepteer dat remote werken voor een groeiende groep mensen een gewenste arbeidsvoorwaarde is. Je kunt beter de beste omstandigheden creëren om met een hybride team zo succesvol mogelijk zijn, dan tegen de stroming in zwemmen. 

 

Verder lezen: Zo maak je hybride werken toekomstbestendig.

  

Iedere verandering brengt uitdagingen met zich mee. Met bovenstaande handvatten zorg je voor mentaal gezonde werknemers in het digitale tijdperk. 

 

Oh, en voorkomen dat werknemers mentale gezondheidsproblemen ontwikkelen? There’s an app for that. Want onze psychologen zijn via video consults en via de chat bereikbaar.