Hybrid Work als Modell der Zukunft: So gelingt hybrides Arbeiten

6 Jul ‘22
5 min
OpenUp Redaktion
Überprüft von Psycholog*in Judith Klenter

Die überwiegende Mehrheit aller Beschäftigten sieht eine Mischung aus Büro und Home Office als ideal an – trotzdem äußern 74% gleichzeitig auch Bedenken in Bezug auf sogenannte hybride Arbeitsmodelle. Wie passt das zusammen und was können Unternehmen tun, um diesen Herausforderungen angemessen zu begegnen?

 

Bestandsaufnahme: Der Status Quo beim hybriden Arbeiten

 

Die Corona-Pandemie hat zu einem rasanten Wandel der Arbeitswelt beigetragen. Vor allem Flexibilität spielt dabei eine immer größere Rolle. Eine Befragung zeigt, dass 95% aller Erwerbstätigen ihre Arbeitszeit frei einteilen und individuelle Leistungsziele eigenständig festlegen möchten. Entscheidend ist aber insbesondere Flexibilität bei der Wahl des Arbeitsortes:

  • 88% der Angestellten ist auch nach der Pandemie die Möglichkeit zum Home Office wichtig
  • 71% finden, dass mobiles Arbeiten in Deutschland allgemein stärker verbreitet sein sollte
  • Die Präferenzen sind individuell sehr verschieden: 10% möchten ausschließlich von zuhause aus arbeiten, 22% wünschen sich mehrere Home-Office-Tage pro Woche, 30% reicht ein Tag und 34% würden das mobile Arbeiten nur sporadisch nutzen

Diese Befunde machen deutlich: Die Zukunft gehört ganz klar dem hybriden Arbeiten – auch Hybrid Work genannt. Für viele Erwerbstätige ist ein solches Modell ideal, denn es bietet maximale Flexibilität und Selbstbestimmung und vereint die Vorteile aus Anwesenheit vor Ort und Home Office.

 

„Die neue Normalität entscheidet sich nicht zwischen klassischer Präsenzarbeit und Home-Office, sondern ist ein klares Sowohl-als-auch”, erklärt der Auftraggeber der Studie. Sein Fazit: „Hybride Arbeitsmodelle werden sich zunehmend durchsetzen. Die meisten werden einige Tage pro Woche ins Büro gehen und einige Tage zu Hause arbeiten. Einige werden nur noch im Home-Office sein, andere nur im Büro. Und der eine und die andere wird ‚Workation‘ bevorzugen und am Urlaubsort arbeiten, sei es im Hotel oder Camper – immer vorausgesetzt, der Job lässt das zu.“

 

 

Herausforderungen von Hybrid Work: Warum sind Mitarbeitende besorgt?

 

Wer ungestört und konzentriert arbeiten möchte, verbringt den Tag am Schreibtisch daheim, wer kollaborative Projekte auf der Agenda hat oder sich einfach mal wieder mit den Kolleg:innen austauschen möchte, kommt ins Büro. Das klingt doch ganz einfach. Oder etwa doch nicht?

 

Wie anfangs genannt, lösen hybride Arbeitsmodelle nicht nur Begeisterungsstürme aus. Eine Studie fand heraus, dass drei Viertel aller Erwerbstätigen Bedenken in Bezug auf hybrides Arbeiten haben. Um mit diesen Herausforderungen konstruktiv umgehen zu können, schauen wir uns als erstes an, wo genau Grund zur Sorge besteht. Die drei am häufigsten genannten Punkte sind:

  1. Erwartungen bezüglich Präsenz im Büro werden nicht klar kommuniziert (28%)
  2. Best Practices für hybrides Arbeiten fehlen im Unternehmen (26%)
  3. Beschäftigte, die häufiger von zuhause aus arbeiten wollen, erhalten nicht die gleichen Chancen (25%)

Der Blick in die Antworten zeigt klar, dass es nicht das hybride Arbeiten an sich ist, das Angestellten Sorgen bereitet. Stattdessen führt eher der oftmals ausbaufähige Führungsstil beim hybriden Arbeiten zu Bedenken. Mitarbeitende haben vor allem Angst, Fehler zu machen und sich so Karrierechancen zu verbauen. Das kann zu enormen Druck führen.

 

Wie lässt sich hybrides Arbeiten erfolgreich gestalten? 5 schnelle Tipps

 

1. Kontrolle ist (eigentlich überhaupt nicht) gut, Vertrauen ist besser

 

Damit hybrides Arbeiten gelingt, gilt es einiges zu beachten. An allererster Stelle steht Vertrauen – die wichtigste Voraussetzung für Hybrid Work. Anstatt von Mitarbeitenden zu verlangen, dass sie jeden Tag ihre acht Stunden im Büro absitzen, sollten die Ergebnisse im Vordergrund stehen.

 

2. Chancengleichheit vor Ort und im Home Office

 

In der Konsequenz bedeutet das, dass alle Beschäftigten die gleichen Karrierechancen erhalten müssen. Ob jemand lieber im Büro oder lieber von zuhause aus arbeitet, sollte für die Beförderung oder die Gehaltserhöhung keine Rolle spielen. Hier zählt einzig und allein die Leistung – und das müssen Führungskräfte auch glaubwürdig vermitteln.

 

 

3. Erwartungen transparent machen, ohne Mitarbeitende zu bevormunden

 

 

Besonderes Feingefühl ist beim Thema Kommunikation gefragt. Einerseits sollten Erwartungen klar kommuniziert werden, andererseits wünschen sich Erwerbstätige auch flexibles und selbstbestimmtes Arbeiten. Auf starre Top-Down-Regeln gilt es daher zu verzichten. Stattdessen sollten sinnvolle Grundprinzipien zum hybriden Arbeiten erarbeitet und entsprechend transparent gemacht werden.

 

4. Flexibilität ist Trumpf: Kernzeiten und flexible Bürotage

 

Anstelle fester Arbeitszeiten von 9 bis 17 Uhr empfehlen sich sogenannte Kernzeiten. Dies bedeutet, dass zwar einige Stunden am Tag – beispielsweise der Zeitraum zwischen 11 und 15 Uhr – vorgegeben sind, die Mitarbeitenden darüber hinaus aber selbst entscheiden können, wann sie arbeiten möchten. So werden wichtige Voraussetzungen für die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb der Teams sichergestellt, den Beschäftigten aber dennoch ausreichend Flexibilität eingeräumt.

 

Das Gleiche wie für die Arbeitszeit gilt auch für den Arbeitsort: Anstatt etwa dienstags und donnerstags Präsenzpflicht zu verordnen, kommen Angestellte am besten einfach dann ins Büro, wenn sie es als sinnvoll empfinden. Um überfüllte oder komplett leere Büros zu vermeiden, können Mitarbeitende ihre Office-Tage im Voraus in einen Plan eintragen. Dieser kann sogar als zusätzlicher Anreiz dienen: Wer weiß, dass er die Lieblingskolleg:innen im Büro antreffen wird, empfindet vermutlich zusätzliche Motivation und Vorfreude aufs Arbeiten vor Ort.

 

5. Beschäftigte in den Diskurs einbeziehen

 

Nicht immer ist es möglich, die Interessen jedes einzelnen Teammitglieds zu berücksichtigen – trotzdem schätzen die meisten Angestellten einen demokratischen Führungsstil. Wer das Gespräch mit den Mitarbeitenden sucht und nach ihren Bedürfnissen fragt, kann höhere Erfolgsaussichten beim hybridem Arbeiten erwarten: Selbst wenn sich nicht alle Wünsche umsetzen lassen, empfinden Beschäftigte den Bottom-Up-Ansatz als positiv. Das führt zu mehr Zufriedenheit und einer stärkeren Akzeptanz neuer Prinzipien.

 

Wie lässt sich die Unternehmenskultur beim hybriden Arbeiten aufrechterhalten?

 

Die Mehrheit der Beschäftigten sieht das Büro nicht mehr als obligatorischen Arbeitsort an, sondern nutzt es eher als Ergänzung zum Home Office. 71% der Angestellten erledigen gerne einen Großteil ihrer Arbeit von zuhause aus und kommen dann eher gezielt für kollaborative Projekte und beim Bedürfnis nach sozialer Interaktion ins Büro.

 

Dieser Paradigmenwechsel stellt Firmen zunächst vor Herausforderungen. Viele HR-Verantwortliche sind unschlüssig, ob sich die Unternehmenskultur ohne tägliche Anwesenheit vor Ort aufrechterhalten lässt. Zweifel bestehen vor allem hinsichtlich dem Teamgefühl und der Identifikation der Mitarbeitenden mit dem Unternehmen.

 

1. Das New Normal akzeptieren

 

Unsere Arbeitswelt ist stetig im Wandel. Letztendlich muss der Trend hin zum hybriden Arbeiten deshalb genau wie andere Entwicklungen einfach hingenommen werden. Daher sollten sich HR-Verantwortliche vor allem erst einmal vom Gedanken verabschieden, dass Unternehmenskultur an Präsenz geknüpft wäre. Hybrid Work ist das ‚New Normal’ und das wird sich vermutlich auch nicht mehr ändern. Diesen Status Quo zu akzeptieren und sich auf die Veränderung einzulassen ist der erste Schritt. So fällt es dann im nächsten Schritt auch leichter, neue und kreative Wege zur Stärkung der Unternehmenskultur zu finden.

 

3. Anreize für den Bürobesuch schaffen

 

„Ein Weg, der definitiv nicht dabei hilft, die Unternehmenskultur aufrechtzuerhalten, ist das Herbeizitieren von Mitarbeitenden durch Anwesenheitspflicht“, erklärt Psychologin Eva Rüger. Deutlich besser sei es dagegen, Anreize zu schaffen, damit Beschäftigte freiwillig ins Büro kommen. „Bei richtiger Gestaltung wird das Arbeiten vor Ort damit nämlich sogar zur Ressource und kann langfristig als zusätzlicher Benefit wahrgenommen werden“, so Rüger.

 

Aber Achtung: Ein langer Flur mit abgeschlossenen Büros auf beiden Seiten hat in einem hybriden Arbeitsumfeld nichts verloren. Stattdessen geht der Trend ganz klar hin zum Unternehmenscampus, an dem gemeinsam gearbeitet, gelernt und gelacht werden kann. Die Basis für zeitgemäße Büros bilden flexible Arbeitsflächen, Gruppenräume für kollaborative Projekte sowie Rückzugsorte für konzentriertes Arbeiten. Zusätzliche Anreize schaffen vielfältige Freizeit- und Pausenflächen, Orte für den informellen Austausch, moderne Cafés sowie ein gesundes, ausgewogenes Essensangebot mit vegetarischen und veganen Optionen.

 

Mit gutem Beispiel voran gehen vor allem multinationale Konzerne: Von Fitness-Studios mit vielfältigem Kursangebot über Massagen durch qualifizierte Physiotherapeuten bis hin zu Kreativ-Spaces, wo Beschäftigte an kollaborativen Workshops zu Töpfern, Mixology oder digitaler Illustration teilnehmen können – bei Firmen mit riesigem Headquarter und entsprechendem Budget ist all das oft möglich.

 

Dass kleine und mittelständische Unternehmen nicht über vergleichbare Ressourcen verfügen, ist selbstverständlich. Das sollte HR-Professionals aber nicht davon abhalten, sich Ideen abzuschauen. Selbst in jungen Start-Ups ist es möglich, Büros so zu gestalten, dass sie Lust auf Präsenz machen. Ob stylisch eingerichtete Pausenräume, guter Specialty-Coffee in der Kaffeeküche oder gemeinsamer Lunch auf Kosten der Firma an einem festen Tag in der Woche – hier gilt es, innerhalb der Möglichkeiten kreativ zu werden.

 

 

3. Positive Remote-Kultur

 

In Zeiten der Digitalisierung gibt es genug Tools, die es Firmen ermöglichen, ihre Unternehmenskultur auch remote aufrechtzuerhalten. Im täglichen Arbeitsalltag kann das beispielsweise die Kommunikation über Plattformen wie Slack sein. Neben Absprachen und Informationsaustausch sollten dort auch Channels für die informelle Interaktion eingerichtet werden. In einer lockeren Atmosphäre können Mitarbeitende so auch arbeitsferne Beiträge posten, die dem sozialen Austausch dienen. Um die Nutzung solcher Channels anzuregen, können zwanglose Rituale helfen. Einige Teams teilen beispielsweise jeden Montag das Highlight ihrer letzten Woche als Foto oder posten zur morgendlichen Begrüßung ein GIF, das ihre aktuelle Stimmung widerspiegelt.

 

Kaffeepausen mit Kolleg:innen sollten im Home Office übrigens genauso stattfinden; nur eben in digitaler Form. Gleiches gilt für Teamabende nach Feierabend: Ob digitales Winetasting, Online-Spiele oder virtuelle Escape Rooms – inzwischen gibt es eine Menge an Team-Building-Events fürs Home Office.

 

Wie erkennt man Anzeichen für psychische Probleme bei Mitarbeitenden?

 

Die Auswirkungen der Corona-Pandemie haben neben der körperlichen auch die psychische Gesundheit vieler Menschen angegriffen. Die Herausforderung Nummer 1 im Home Office: Viele Erwerbstätige (25%) haben zuhause Schwierigkeit, nach Feierabend von der Arbeit abzuschalten, wie eine Studie State of Remote Work 2022 zeigt. Als zweitgrößtes Problem für die psychische Gesundheit wird Einsamkeit (21%) angesehen.

 

Die gute Nachricht: Etwa ein Drittel (31%) der Befragten erlebt beim Arbeiten von Zuhause aus keinerlei Belastungen sondern empfindet Remote Work als durchweg positiv. „Bei hybriden Arbeitsformen sind negative Auswirkungen auf die psychische Gesundheit glücklicherweise noch geringer als in reinen Remote-Settings, da bei unerwünschten Emotionen wie etwa Einsamkeit je nach Bedarf das Büro aufgesucht werden kann”, erklärt Psychologin Judith Klenter. Dennoch sollten HR-Verantwortliche in hybriden Settings ein besonderes Augenmerk auf die psychische Gesundheit der Mitarbeitenden haben.

 

1. Offene Kommunikation über psychische Gesundheit

 

Eine Studie der National Alliance on Mental Illness hat herausgefunden, dass 80% der Erwerbstätigen aufgrund von Angst vor Stigmatisierung davon absehen, sich bei psychischen Erkrankungen Hilfe zu suchen. Hier ist es Aufgabe von Personalverantwortlichen, den Diskurs um psychische Gesundheit zu normalisieren. Gelingt es ihnen, eine sichere und vertrauensvolle Umgebung zu kreieren, fühlen sich Beschäftigte eher wohl damit, über psychische Probleme zu sprechen.

 

2. Regelmäßige One-on-Ones

 

„Gerade Beschäftigte, die selten ins Büro kommen, leiden möglicherweise im Stillen”, warnt Psychologin Eva Rüger und erklärt: „Oft entgeht der Personalabteilung in solchen Fällen die Möglichkeit, geeignete Interventionen anzubieten. Hier ist es wichtig, regelmäßig auf das Wohlbefinden der Mitarbeitenden zu schauen”. Mental-Health-Beauftragte sollten sich deshalb in regelmäßigen Abständen (beispielsweise zwei Mal jährlich) zu persönlichen Check-Ins mit Beschäftigten treffen. „Diese Vertrauenspersonen müssen unbedingt zu Verschwiegenheit gegenüber Vorgesetzten und Kolleg:innen verpflichtet werden, damit Beschäftigte sie als geeignete Ansprechpartner:innen für ihr Wohlbefinden wahrnehmen können”, so die Expertin.

 

Durch eine Partnerschaft mit OpenUp bietest du deinen Mitarbeitenden Zugang zu solchen Experten. Die Mitarbeiter*innen können unsere Psycholog*innen einmalig oder regelmäßig in Anspruch nehmen – je nach ihren Bedürfnissen. Ohne Einmischung des Arbeitgebers. Für Einzelsitzungen oder geführte Gruppensitzungen. Dies ist eine große Hilfe für Personalverantwortliche, insbesondere in hybriden Arbeitsumgebungen. Und das kommt allen zugute: Gesunde Mitarbeitende sorgen für ein florierendes Unternehmen.

 

3. Ressourcen anbieten und kommunizieren

 

Unternehmen haben Sorge dafür zu tragen, dass allen Mitarbeitenden ausreichende Ressourcen für ihre psychische Gesundheit zur Verfügung stehen. Beispiele dafür sind Mental-Health-Plattformen, auf denen Unternehmen Informationen zum Thema Wohlbefinden teilen oder konkrete Übungen wie geführte Meditationen oder Mindfulness-Praktiken bereitstellen. OpenUp bietet neben geführten Mindfulness-Meditationen auch Mindfulness-Trainings an, die von zugelassenen Psycholog:innen angeleitet werden. Diese Trainings gibt es nicht nur als Einzelberatung, sondern immer Mittwochs auch als kostenlose Mindfulness-Gruppensitzungen.

 

Getreu dem Credo ‘In einem gesunden Körper wohnt ein gesunder Geist’ können Beschäftigte außerdem zu mehr Bewegung angeregt werden. Viele Unternehmen subventionieren die Mitgliedschaft im Gym, andere bieten (Online)-Yogakurse für das Team an. Ebenfalls beliebt: Sportliche Challenges, bei denen sich die Mitarbeitenden gegenseitig anspornen und unterstützen. Ambitionierte trainieren im Team für einen Lauf; wer es entspannter mag, vergleicht mit Kolleg:innen die Länge seiner Spaziergänge in der Schritte-App.

 

Damit Stress und Sorgen nicht ausarten und in Depressionen, Burnout oder andere psychische Erkrankungen münden, sollten Unternehmen ihren Beschäftigten den Zugang zu professioneller psychologischer Unterstützung erleichtern. Wichtig ist es, solche Angebote nicht nur grundsätzlich anzubieten, sondern auch immer wieder regelmäßig darauf aufmerksam zu machen und zur Nutzung aufzurufen.

 

Deshalb entwickeln wir gemeinsam mit dir einen Aktivierungsplan: Wir aktivieren 100% der Mitarbeitenden, an ihrem psychischen Wohlbefinden zu arbeiten und dadurch ihre Arbeitsleistung zu verbessern.

 

Psychologin Judith Klenter hat dafür einen zusätzlichen Tipp parat: „Besonders hilfreich ist es, wenn HR-Verantwortliche oder Führungskräfte mit gutem Beispiel vorangehen und eigene Erfahrungen teilen. So lassen sich Gespräche über psychische Gesundheit normalisieren.”

 

Möchtest du mehr darüber erfahren, wie wir dir – und Hunderten von anderen Unternehmen in Europa – helfen können, das psychische Wohlbefinden Ihrer Mitarbeitenden zu verbessern? Klicke hier oder kontaktiere uns.